如何有效开展一次团队会议？

1、开会的意义

           既然大家都觉得开会费神费时，还不一定有成效。一个团队为什么还要开会？开会的意义何在？

           是领导为彰显自己权威，在会议上训个话？还是别人这么干，我也这么干的例行操作？我想以上都不是呢。

          个人看法是，开会是为了找到团队的最大公约数，让大家的认知与行动同步。 试想一下，一个团队无论大小，每人各司其职，都在自己的岗位上埋头苦干，你知道旁边这位同事在做些什么吗？TA遇到了什么困难？TA有什么新的反思与体会呢？开会也许可以让大家暂时停下手头上的工作，一起在同一频道上观察、反思、讨论，从而在同一件事情上找到最大公约数，达到认知与行动的同步，有效推动事务开展。

2、开会的成本

          之前，我也分享过一个体会：会议的成本很贵，不要轻易开会，要开就要开出同等的价值。比如，我们要开个一小时的会议，本机构平均个人的时薪是50元。10人会议的人力成本是500元，100人会议的人力成本是5000元。当然，这仅仅是人力成本。如果再加上参与人员的误工费、场地费、器材消耗费、资料费等，这个成本也许会让大家大吃一惊！主管财务会计的同事可以出一份统计表给领导，想必领导对于会议的有效性也会重视三分。更重要的是，如果大家都无视会议的成本与意义，大家多半会敷衍了事，不重视自己的发言，不聆听他人的发言，不在乎议题是否有成效，这样在彼此消耗各自的自尊与价值感，从而导致团队各种形式主义与内卷化。

3、会议的类型

            既然我们都已经意识到开会的意义与成本，那就好好地开会吧。在开会前，我们最好了解下各种会议的类型，以便做好相关的准备与跟进。

           A.例会

           例会是指依据约定的惯例每隔一定期限举行一次的会议。例会适合于小团队作战进行，在一定的期限内带领团队做复盘与计划。每天早上，你上班路过某一家餐馆门口、发廊门口、房产中介门口，一个领班带着十几个人一起叫口号，开会。这种就叫例会，他们叫早会或晨会。比如，小王是某一中心主管，团队一起协定开周例会，他们选择在每周一上午进行。小王是主持人，带领团队小伙伴一起回顾上周工作，总结复盘，同时为本周计划作安排，促进同事了解彼此工作进度，达成协作。也有团队以月例会形式进行，可以在月初开展，以月为单位作复盘与规划。

           B.专题研讨会

          专题会是指专门针对某一主题开展的会议。比如研发一个新项目/产品，策划一场活动，或者针对性地讨论解决一个问题。专题会有“一事一议”的意思，通常是该项目或活动负责人组织相关人员参与，大家约定在同一时间，一起探讨该主题的相关事宜。专题会可以帮助我们高效率理清专题的逻辑架构，垂直深度探寻专题的前因后果。区别于其他会议，可以免受不同主题事宜的干扰。比如，小王计划开展一个“垃圾分类”的项目，他计划在周三下午，约定相关的人员，一起针对这个主题展开讨论，最终形成一个解决方案。

           C.总结复盘会

           复盘，围棋术语，也称“复局”，指对局完毕后，复演该盘棋的记录，以检查对局中招法的优劣与得失关键。据说，将这“围棋术语”正式引进管理学的是联想的柳传志先生。当我们做完某一场活动，完成某一个项目，运营某一款产品……我们可以适时开展总结复盘会。就像已经下了一盘棋，我们要通过回顾，检视何以一步步至此的原因，从而找到规律，为下一次开局提供经验。

          复盘一般分以下四步：

        （1）回顾目标

           首先，我们要再回头看看当初定下的目标。我们也许觉得这一步很简单没必要，很多人经常犯的一个毛病，那就是做着做着就忘了当初定下的目标，导致最后的结果与当初的目标相差甚远，于是美其名曰“计划赶不上变化”敷衍了事。有些人宁可事后不断补救，也不愿重拾最初目标的意义，从而导致目标一再偏离，恶性循环。

        （2）评估结果

            把最终结果与最初目标作比较，哪些目标已达到？完成的程度如何？哪些目标未达到？如可以，用百分比量化或其他可视化的图表呈现，结果的状况一目了然。

        （3）分析原因

           分析目标完成的原因，是做对了什么动作？没完成的原因，是什么没做到位，还是做错了哪些动作？

        （4）总结经验

           了解影响目标达成的原因，我们需要总结出经验。失败的经验很重要，成功的经验也很重要。把失败的经验做成一本“错题集”，以免在同一地方跌倒两次；把成功的经验提炼成“思维模型”，迁移到下一次的行动中。

           D.动员部署会

           动员的意思是发动大家参与某项行动，部署的意思是把既定主题及事项安排落实下去。比如，小王接到上级的通知，本周内要组织团队参与总部组织的项目大赛。小王要面对的工作是，马上开展动员部署会，把上级的通知事项知会团队成员，同时动员大家参赛，并且安排好团队成员各自的分工。动员部署会议，比较强调上级指令的传达与贯彻，让团队能够及时领会其中精神并落实行动。适合于组织战略性、单向性、效率性的信息传播与任务安排。

           4.开会的要点

        （1）时间

           我们要选择合适的时间开会，是指与会人员都适合的时间段，以不干扰与会人员紧急事件处理为前提。组织者须提前告知与会人员，以便预留时间。开会时间尽量选择上午（上午时段，大家的头脑较为清醒，精力较为充沛）。开会时长，视乎会议主题及内容而定，一般以90分钟左右为宜，如会议深入探讨需要较长时间，中间最好设置休息时间。

       （2）地点

           如果是内部封闭性会议，为确保会议有效进展及讨论的质量，最好选择安静、有一定私密性的室内场所开展。注意光线的明亮度，以免昏暗容易让人产生昏睡感；注意空气畅通性，调节适合的空调，或者开窗通气，以免让人产生郁闷感。同时，注意准备会议过程中需要准备的物资设备，比如，投影设备、音响设备、板书设备、相关资料等。

       （3）与会人员

          在发布会议通知时，列明与会人员，让大家了解自己的角色及职责。各自有任务，各自有准备，而不是事不关己高高挂起，被动参会草草了事。

          一般一场会议会有以下几种角色：

          A.主持人。把握整个会议的进程，熟悉议程及相关事宜，并且掌握引导会议有效开展的规则及技巧，比如罗伯特议事规则。

          B.参与者。作为会议的参与者，需要清楚自己汇报事宜，以及聆听其他参与者的表达，从而碰撞出不同的火花，推动问题的解决或事务的进展。

          C.决策者。经过会议讨论后，大家有一定的共识，需要决策者做最后决策。决策者可以是会议主持人，或者团队领导。所以，领导最好是聆听所有与会人员发言后，再发表意见，以免过早发言，左右其他人员的意见。

          D.记录员。会议中还有一个很重要的角色，那就是记录员。也许我们在会议上，大家都谈得口水横飞，吵得不可开交，信息高密度地输出。但是，记录员的作用在于默默地记录下有价值的内容，并以列清单的形式呈现，让会议讨论的成果留下痕迹。

       （4）议程

          关于会议议程的拟定，在发布会议通知时，我们可以提议或附议的形式进行增补。以确保议程有关顾到每位与会者的意愿及想法。主持人需要控制好会议进程，确保会议效率，最好一会一事一议。一次会议的议题三到五个为宜，如议题内容较多，可单独以专题研讨会开展。

      （5）总结

         每个议题结束时，主持人最好来一个小结，在会议结束之前，来个概要式总结，以便大家高效回顾会议讨论的成果，同时确定最后补充的内容。

       （6）会议记录

          会议结束后，记录员需要及时整理会议记录，当天完成为宜，发给主持人或领导审核确认，打印存档，以便日后总结复盘之用，同时再抄送一份给所有与会者，让大家清楚明了各自跟进事项。开会真是一个技术活，需要不断的总结反思再实践，希望我们都可以通过开会营造可以碰撞火花创意的氛围，以及坦诚相待、相互促进的高效协作环境。