何为正式沟通？顾名思义，即是较为正式的沟通。具体表现在正式的场合、正式的流程以及正式的议题。一般是指职场中，依据组织的规章制度明文规定的原则和渠道进行的与工作相关的沟通。
比如，基于工作需要，组织间与组织内部的公函来往、文件传达、发布指示、指示汇报、书面报告、会议、一对一的正式会谈等
“正式沟通”搞这么花样，到底为了什么？其重要目的是为了可以确保工作信息有效传达，从而提升工作效率。何以见得？我们重点看下“正式沟通”的几种形式：
1.正式沟通的主要方法
（1）书面报告。我们可以通过书面文字的形式向相关人员报告工作相关内容：工作要点、进展、困难及对策等。比如，来自组织内部的周报、月报、季报、年报等；面向组织外部的公务函、意向书、工作简报等。
随着信息技术的发展，报告内容不一定通过书面纸质的形式呈现，电子邮件、微信等形式可以更加便捷与高效，特别适合异地沟通与合作的信息传送。书面报告的优势在于我们可以有足够的时间来整理思路，确保观点理性输出，系统地考虑问题，呈现的内容更加逻辑严谨，客观全面，提升沟通的效率与质量。当然，书面报告也有限，局限于单向沟通，我们是把内容都讲明白了，至于对方是否真的明白，理解到位？还得见面谈谈。（2）单独面谈。如果本次沟通议题比较重要，或者对方是你比较看重的人，那么，来一次单独面谈也是十分必要的。对方也能感受到被尊重，更加投入该议题的探讨中。为了面谈有效开展，面谈前，一般需要提前预约双方都觉得适合的时间、地点及议题，以便双方做好准备。会谈过程中，应保持开放心态、坦诚以对。（3）集体会议。开会可以满足团队交流的需求，找到彼此需求及期待的最大公约数，让大家的认知与行动同步。在会议的讨论中，可以让大家暂时停下手头上的工作，一起在同一频道上观察、反思、讨论，从而在同一件事情上找到共识，达到认知与行动的同步，有效推动事务开展。为了避免低效会议，需要做好会前相关准备：明确时间、地点、参与者以及议题；会议中，遵循高效的议事规则，掌握相应的主持技巧，推动会议有效开展；会议结束后，及时整理会议记录，抄送一份给所有与会者，让大家清楚明了各自跟进事项。
2.正式沟通的几种形式
（1）下向沟通。一般是指上级部门对下属部门，上司对下属传达的指令。比如，传达上级所决定的政策、计划、规定之类的信息。目的在于让下级领会上级精神，按规定办事，确保上级决策可以贯彻落实。
因此，下向沟通强调内容通俗易懂，简洁明了，在信息下向逐层传递的过程中，便于大家快速理解，降低传播的成本。比如，《三大纪律八项注意》言简意赅，朗朗上口，便于整个组织上下贯彻落实。（2）向上沟通。一般是指下级部门对上级部门，下属对上司提出的正式书面或口头报告。比如，意见箱，工作进度汇报，征询上级指导与支持等。目的在于让上级部门或上司及时了解工作进展情况，反馈所遇到的困难及挑战，寻求解决问题的支持及资源。当工作遇到挑战时，向上沟通是一种有效的解决途径。不过，切记不是直接把问题抛给上司，而要带着候选的解决方案去找上司确认，寻求其建议。即是要让上司做选择题，而不是让其做填空题。（3）横向沟通。一般是指同层级，不同业务部门之间的沟通，或者是同层级不同岗位同事之间的沟通。比如，跨部门项目协调会，个案工作会议等。目的在于联动组织内部各方力量，资源优化配置，促进有效地解决问题。“横向沟通”是组织活力体现的重要指标。如果一个组织内，大家各自为政，各顾各的，组织资源与力量分散，组织的整体竞争力就会降低。“横向沟通”的意义在于内部交易成本降低。比如，同样一件事情，我们找内部同事来做，几乎不用什么成本，请他/她吃个下午茶就好；而如果找外界单位来做，则可能要付很高的费用，而且效果可能不佳。（4）向外沟通。一般是指在社会工作中，与外界单位建立合作的沟通。比如，与政府部门的沟通洽谈，与媒体单位的互动，与企业以及其他社会组织的合作等。目的在于联动更多社会资源，解决更大的社会问题，形成更强的社会影响力。“向外沟通”要先了解对方需求及期望。对方希望通过此次合作，满足其什么需求？他们对本次合作的有什么期望？双方的期望是否达成共识？以便各自做好期望管理。当双方的合作意向确定之后，可以书面的形式签订协议，明确各自权利与义务。以免之后责权不分，互相扯皮。
3.正式沟通的优势与局限
总结一下，“正式沟通”有以下优势：
首先，确保传达信息的全面性与严谨性。区别于道听途说、只言片语的“非正式沟通”，最大程度上避免信息内容失真，有效地传达重要的信息。其次，保持沟通的权威性。“正式沟通”的议题、流程及形式都遵循一定的原则及规范。回想一下，我们开展一个会议的成本很高，需要很多“人财物”的投入，其中高效会议的权威性是为了让所有的参与者重视并认可沟通的结果。否则，低效的会议会导致资源浪费。“正式沟通”最终目的在于确保信息有效传递，提升工作效率。比如，组织内部重要的消息和政策的传达，应采取“正式沟通”的方式尽快贯彻落实，同一纲领，以正视听。第一，难以建立深入的人际关系。“正式沟通”更多的侧重点在于传达信息，提升工作效率，而人的内在需求则很少考虑，而很多深入的，彼此信任的关系都是通过“非正式沟通”而产生的。第二，沟通缺乏灵活性与创造性。“非正式沟通”形式不限，可以随时发起，随时结束；而“正式沟通”为了确保严谨性，需要较为正式的流程，这也会给参与者带来无形的压力，为了避免犯错，说错话，参与者可能不敢多言。因此，最好不要过于期待“正式沟通”能产生创造性的内容。第三，容易导致形式主义。上有政策，下有对策。无论是书面报告、单独面谈，还是集体会议，沟通活动的主体还是人，而不是事情本身，人会有不确定性，如果仅仅为了追求工作效率，而忽视人的内在需求，则会导致阴奉阳违，应付了事的情况出现。》一图读懂本文要点（点击放大，可看高清图）
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作者 | 【社工客】创始人顾正品
来源 | 品说（ID：pinshuo123）
